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(Pocket-lint) - Microsoft Teams è essenzialmente un punto centrale per gruppi, classi o amici per videochiamare, chattare, condividere e collaborare. Tutto questo è possibile all'interno di vari canali che possono essere dedicati a progetti, team o classi specifiche.

L'uso di Microsoft Teams è cresciuto a causa del numero di persone che lavorano da remoto, inizialmente focalizzato su aziende o ambienti educativi che utilizzano Microsoft 365, ma ora esteso anche agli utenti personali. Il grande boom è stato quello delle videochiamate, ma Teams non offre solo questo.

Ecco cosa c'è da sapere su Microsoft Teams

Che cos'è Microsoft Teams?

Microsoft Teams è un'area di lavoro di Microsoft 365, precedentemente nota come Office 365. È integrata con tutte le applicazioni Microsoft, comprese quelle tradizionali come Outlook. È integrato con tutte le applicazioni Microsoft, comprese quelle tradizionali di Microsoft Office come Outlook. Centinaia di migliaia di aziende, organizzazioni, scuole, college e università lo stanno già utilizzando.

Teams è destinato a persone che utilizzano regolarmente Office 365; se la vostra azienda o organizzazione è un utente di Google G Suite (Google Apps), allora non sarà così interessante e probabilmente farete meglio a scegliere Google Meet.

Teams è un sistema di chat filtrate e persistenti che possono essere ricercate in un secondo momento, in modo da poter tenere traccia di tutto senza dover usare la posta elettronica, che tutti concordano non essere uno strumento ideale per la collaborazione.

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Microsoft Teams è stato progettato per far sì che le persone lavorino insieme in modo più efficace, sfruttando l'integrazione delle altre app di Microsoft 365. Ciò significa che è possibile organizzare facilmente una riunione con i calendari, creare e condividere contenuti, chiamare facilmente i membri del team e altro ancora.

La maggior parte delle persone avrà sperimentato Teams attraverso le videochiamate, che sono diventate una parte importante della vita lavorativa e personale moderna. In origine, Microsoft Teams non supportava le videochiamate personali, essendo Skype destinato a questo compito, ma nel maggio 2021 Microsoft ha aperto Teams anche agli utenti personali, suggerendo che le chat in thread originariamente pensate per le aziende erano altrettanto valide per organizzare amici e familiari.

Come funziona Microsoft Teams?

Sebbene le conversazioni di gruppo siano visibili per impostazione predefinita a tutto il team, è facile avere discussioni private via testo. Supporta elementi divertenti come emoji, adesivi, GIF e meme personalizzati. Fin qui, tutto bene con Slack.

Ma ciò che rende Microsoft Teams diverso da Slack è che Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote, Planner, Power BI e Delve sono tutti integrati. La barra dei menu consente di accedere agli avvisi di attività, alle chat, ai team, alle riunioni, ai file e alle impostazioni.

Microsoft Teams ha anche il vantaggio di essere sicuro, poiché tutti i dati in Microsoft Teams sono crittografati.

Con l'aumento delle videoconferenze, molti usano Teams solo per le videochiamate, con la possibilità di ospitare fino a 10.000 persone in una chiamata. Teams consente di invitare facilmente altre persone a una videoconferenza Teams, in modo da poter far partecipare partecipanti esterni all'organizzazione con un semplice clic su un link.

MicrosoftChe cosè Microsoft Teams Lapp Slack Like per Office 365 ha spiegato limmagine 1

Quali piattaforme supporta Microsoft Teams?

Microsoft Teams è compatibile con Windows, macOS, Android, iOS ed è disponibile anche sul Web, proprio come le altre app di Microsoft 365.

Come scaricare Microsoft Teams

Potete scaricare Microsoft Teams direttamente per il vostro desktop con facilità qui. Da quella pagina, potete anche ottenere l'app mobile di Teams inserendo il vostro numero di telefono o indirizzo e-mail per ottenere un link per il download per i telefoni Apple e Android per un facile accesso.

Quanto costa Microsoft Teams?

Microsoft Teams è incluso in tutti i piani Microsoft 365, mentre esiste anche una versione freemium di Teams che include il supporto per un massimo di 300 persone. Se si sceglie la versione gratuita, i messaggi di chat e la ricerca sono illimitati. Avrete inoltre a disposizione 10.000 messaggi ricercabili, 10 integrazioni di app, 5 GB di spazio di archiviazione per i file e chat video 1:1.

Naturalmente, c'è anche l'integrazione con le altre app di Office e le videochiamate. Se si confronta la versione gratuita di Microsoft Teams con l'equivalente gratuito di Slack, Teams sembra effettivamente più allettante, a patto di avere 300 persone o meno nella propria organizzazione.

MicrosoftChe cosè Microsoft Teams Lapp Slack Like per Office 365 ha spiegato limmagine 1

Come utilizzare Microsoft Teams

Una volta scaricato Microsoft Teams, è necessario creare un team. A tal fine, è necessario assegnare un nome, una descrizione e, naturalmente, alcuni membri del team. Considerate i team come gruppi all'interno della vostra organizzazione. Ad esempio, le vendite, la contabilità, le risorse umane, il servizio clienti, lo sviluppo e così via possono avere team separati.

I team possono essere impostati come privati e solo su invito o come pubblici e aperti a chiunque nell'azienda. È anche possibile creare team o utenti con accesso a più di un team. La direzione, ad esempio, potrebbe voler navigare tra i diversi team per le discussioni importanti.

All'interno di ciascun team, è possibile creare canali. Si tratta di aree di discussione per conversazioni importanti, progetti specifici o chat generali.

Cosa sono i canali Teams?

I canali possono essere utilizzati per tenere conversazioni su argomenti specifici rilevanti per il team. Di solito vengono utilizzati per progetti o attività specifiche, ma possono avere qualsiasi portata necessaria per la vostra azienda.

Dai canali è possibile condividere i file su cui il team sta lavorando e collaborare direttamente e facilmente.

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I canali possono essere semplicemente luoghi in cui discutere di progetti o chattare con altri membri del team, oppure possono essere aree produttive per aiutare il lavoro. La funzionalità dei canali può anche essere migliorata con bot e app.

I proprietari dei team (amministratori) possono anche scegliere le impostazioni e le autorizzazioni per i team e il funzionamento dei canali.

MicrosoftChe cosè Microsoft Teams Lapp Slack Like per Office 365 ha spiegato limmagine 1

All'interno dei canali, è possibile utilizzare @username per notificare una persona all'interno del team o inviare notifiche a tutto il team. I canali possono anche consentire l'uso di GIF, adesivi, meme e altro ancora.

I canali possono includere l'integrazione con ogni tipo di elemento, tra cui YouTube, Twitter, Mailchimp, Google Analytics, strumenti per le risorse umane, servizi meteorologici e altro ancora.

Come eliminare un messaggio di Teams

Siamo tutti umani, quindi è facile commettere un errore quando si invia un messaggio in Teams. La buona notizia è che è anche facile modificare o eliminare i messaggi inviati.

Trovare il messaggio che si desidera modificare e fare clic sulle icone del menu, da cui si vedrà un'opzione per modificare e cambiare il messaggio o semplicemente cancellarlo.

File delle squadre

Uno dei vantaggi di Teams è la possibilità di condividere facilmente i file all'interno dei canali e di accedervi rapidamente. I file condivisi non solo sono accessibili da lì, ma possono anche essere modificati, condivisi e altro ancora.

Come avviare chat e videochiamate

Oltre alle conversazioni di canale, è anche possibile chattare con persone specifiche dell'organizzazione al di fuori della configurazione del canale. Si tratta di un sistema di messaggistica diretta.

Da "Chat" nella barra laterale, si può scegliere di chattare con singoli individui o anche di creare un gruppo di persone con cui chattare, il tutto al di fuori dei canali del team.

Utilizzando questo sistema di chat, potete anche chiamare singoli o gruppi e parlare di persona con facilità.

Per chattare con i colleghi, fare clic sull'elenco delle chat, quindi su "nuova chat"; da qui è possibile digitare i nomi utente per avviare una nuova chat, quindi fare clic sull'icona della videochiamata o del telefono per avviare una chiamata diretta.

Se avete creato una chat di gruppo, vale la pena di notare che in questo modo è possibile effettuare una videochiamata con un massimo di 20 persone, ma se si supera questo numero le opzioni vengono disattivate.

Come avviare una videochiamata di canale

Oltre alle chat private, è possibile avviare una videochiamata di canale e coinvolgere tutti in quella chiamata per discutere l'argomento importante del giorno.

Per chiamare tutti i partecipanti al canale, troverete un pulsante di videochiamata in basso, vicino alla casella dei messaggi.

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Fare clic su questo pulsante per avviare una videochiamata con il team.

Vale la pena di notare che è possibile avviare una chiamata con i singoli membri del team anche tramite ciascun messaggio. Se si fa clic per rispondere a un messaggio, si ha la possibilità di avviare una videochiamata solo con quella persona.

Quando si fa clic sull'icona della fotocamera, si ha anche la possibilità di avviare la riunione in quel momento o di programmare una chiamata per un altro momento. Le riunioni programmate possono essere inserite nei calendari di Outlook dei partecipanti, in modo che tutti sappiano quando avverrà la chiamata.

È anche possibile unirsi a una riunione già in corso in diversi modi. Di solito, si vedrà una riunione in corso tramite il Calendario o all'interno del canale e si vedrà un'icona su cui fare clic per unirsi.

Come programmare una riunione

Sul lato sinistro di Microsoft Teams si trova il pulsante "riunioni". Facendo clic su di esso, si vedranno tutte le riunioni imminenti del giorno e l'opzione di programmare una riunione in basso.

Per programmare una riunione in Teams, fate clic su questo, quindi compilate il titolo, il luogo, l'ora e i dettagli del canale della riunione per impostarla in futuro. È anche possibile verificare la disponibilità degli utenti in base al loro calendario, in modo da essere sicuri che tutti siano liberi di partecipare alla riunione quando lo si desidera.

Come sfocare lo sfondo delle tue foto

Se si lavora da casa o da un altro luogo poco professionale, si può scegliere di sfocare lo sfondo per evitare distrazioni.

La sfocatura dello sfondo è abbastanza semplice. Prima dell'inizio della chiamata, vedrete un cursore viola in basso accanto all'opzione video. Fare clic su questo cursore per sfocare e nascondere la vergogna.

Se la chiamata è già iniziata, passate il mouse vicino alla parte inferiore della finestra di chiamata e vedrete apparire un'icona di menu. Fare clic su di essa e scegliere l'opzione "Sfumare lo sfondo".

Come aggiungere uno sfondo personalizzato

Microsoft ha apportato alcune modifiche a Teams che consentono agli utenti di selezionare una serie di sfondi per nascondere il disordine dell'ambiente reale. Queste modifiche consentono di sostituire lo sfondo con una semplice sfocatura e di ottenere un ambiente "fresco e luminoso", che offre un'immagine molto più professionale.

Quando ci si connette a una chiamata, si vedrà un'opzione con un cursore accanto all'icona della fotocamera che consente di attivare semplicemente questi sfondi virtuali, quindi di scegliere tra una selezione di sfondi disponibili.

Microsoft consente anche la modalità Together, che utilizza uno sfondo virtuale per tutti gli utenti in uno spazio collaborativo, come una caffetteria virtuale.

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Come registrare una chiamata Teams

Durante una videochiamata su Teams è anche possibile registrare la chiamata per riferimenti futuri o per condividerla con altri membri del team dopo l'evento.

Per registrare una chiamata di squadra, fare clic sull'icona del menu in fondo alla chiamata e fare clic su "avvia registrazione". È bene notare che tutti i membri del team riceveranno una notifica di registrazione, quindi non è possibile farlo di nascosto.

Una volta terminata la registrazione, seguire la stessa procedura per interromperla scegliendo l'opzione nel menu.

Al termine della chiamata, l'elaborazione della stessa richiederà un po' di tempo e verrà salvata su Microsoft Stream. Da qui è possibile riprodurre la registrazione della chiamata o condividerla se necessario.

Riceverete un'e-mail per informarvi quando sarà pronto per la visualizzazione. È bene notare che gli ospiti, gli utenti anonimi e le persone di altre organizzazioni non possono registrare le chiamate, ma l'organizzatore e gli altri membri del team sì.

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Condivisione dello schermo dei team

Teams offre agli utenti anche la possibilità di condividere facilmente il proprio schermo durante una chiamata. Nella parte inferiore della schermata, accanto al pulsante di disattivazione del microfono, è presente un pulsante che consente la condivisione dello schermo. Fate clic su questo pulsante e scegliete la schermata che volete mostrare agli altri utenti durante la chiamata.

È inoltre possibile consentire agli altri utenti della chiamata di controllare il proprio schermo anche durante la chiamata. Scegliete il loro nome nella parte superiore della schermata e fate clic su "dai il controllo".

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Come diventare una patata (e altri filtri)

Forse avete visto la storia del capo che si è trasformato in una patata durante una riunione di team:

Non è riuscita a capire come spegnerlo di nuovo, con grande divertimento di Internet.

Se anche voi volete arricchire le vostre chiamate a Microsoft Teams con dei filtri, c'è una buona notizia: è abbastanza facile da fare. Il primo passo è scaricare lo strumento di Snapchat noto come Snap Camera.

Questo consente di utilizzare le lenti di Snapchat su PC o Mac.

Una volta scaricata, aprite l'applicazione Snap Camera e fate clic sull'ingranaggio delle impostazioni. Selezionare la webcam per farla funzionare e scegliere un filtro appropriato.

Il filtro viene poi applicato alla fotocamera. È possibile scegliere tra molti altri obiettivi e ottenere tutti i tipi di look strani e meravigliosi per le chiamate alle squadre.

Per farla funzionare in Teams, fate clic per aprire Teams e poi, durante una chiamata o una riunione, fate clic sull'icona del menu e scegliete Snap Camera come dispositivo.

Come disinstallare Microsoft Teams

Alcuni utenti hanno segnalato problemi con la reinstallazione di Microsoft Teams a ogni avvio del PC. Frustrante!

C'è però un modo per evitare che ciò accada: disinstallarlo. Per disinstallare Microsoft Teams è necessario disinstallare due programmi dal computer Windows.

Procedere come segue.

  1. Fare clic sul pulsante Start
  2. Fare clic sull'ingranaggio delle impostazioni
  3. Fate clic su Applicazioni
  4. Alla voce applicazioni e funzionalità digitare la ricerca di Teams
  5. Vedrete sia "Microsoft Teams" che "Teams Machine-Wide Installer".
  6. Fare clic su ciascuno di essi (a partire da Microsoft Teams) e fare clic su Disinstalla.
Scritto da Dan Grabham e Adrian Willings. Modifica di Chris Hall.