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(Pocket-lint) - Microsoft Teams es esencialmente un punto central para que grupos, clases o amigos puedan hacer videollamadas, chatear, compartir y colaborar. Todo esto se puede hacer dentro de varios canales que pueden estar dedicados a proyectos, equipos o clases específicas.

Microsoft Teams ha crecido en su uso debido a que cada vez hay más personas que trabajan de forma remota, inicialmente enfocado a empresas o entornos educativos que utilizan Microsoft 365, pero ahora también se ha extendido a usuarios personales. El gran auge ha sido el de las videollamadas, pero no es lo único que ofrece Teams.

Esto es lo que necesitas saber sobre Microsoft Teams

¿Qué es Microsoft Teams?

Microsoft Teams es un espacio de trabajo de Microsoft 365, antes conocido como Office 365. Está integrado con todas las aplicaciones de Microsoft, incluidas las tradicionales de Microsoft Office, como Outlook. Cientos de miles de empresas, organizaciones, colegios, institutos y universidades ya lo utilizan.

Teams está pensado para personas que utilizan Office 365 de forma habitual; si su empresa u organización es usuaria de Google G Suite (Google Apps), no será tan atractivo y probablemente sea mejor optar por Google Meet.

Teams consiste en chats persistentes e hilvanados en los que se puede buscar posteriormente, de modo que se puede hacer un seguimiento de todo sin tener que utilizar el correo electrónico, que todo el mundo está de acuerdo en que no es una herramienta ideal para la colaboración.

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Microsoft Teams está diseñado para que las personas trabajen juntas de forma más eficaz, aprovechando la integración de las demás aplicaciones de Microsoft 365. Esto significa que puedes hacer cosas como organizar fácilmente una reunión con calendarios, crear y compartir contenido, llamar a los miembros del equipo fácilmente y más.

Sin embargo, la mayoría de la gente habrá experimentado Teams a través de las videollamadas, que se han convertido en una gran parte de la vida laboral y personal moderna. Originalmente, Microsoft Teams no soportaba las videollamadas personales -con Skype diseñado para ese trabajo-, pero en mayo de 2021, Microsoft abrió Teams también a los usuarios personales, sugiriendo que esos chats en cadena originalmente diseñados para los negocios eran igual de buenos para organizar a los amigos y la familia.

¿Cómo funciona Microsoft Teams?

Aunque las conversaciones de equipo son, por defecto, visibles para todo el equipo, es fácil mantener conversaciones privadas a través de texto. Admite elementos divertidos como emojis, pegatinas, GIFs y memes personalizados. Hasta aquí, Slack.

Pero lo que diferencia a Microsoft Teams de Slack es que Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote, Planner, Power BI y Delve están integrados. La barra de menús permite acceder a las alertas de actividad, a los chats, a los equipos, a las reuniones, a los archivos y a la configuración.

Microsoft Teams también tiene la ventaja de ser seguro, ya que todos los datos de Microsoft Teams están cifrados.

Con el auge de las videoconferencias, mucha gente sólo utiliza Teams para las videollamadas, con la capacidad de acoger hasta 10.000 personas en una llamada. Teams permite invitar fácilmente a otras personas a una videoconferencia de Teams, por lo que puede haber asistentes de fuera de su organización que se unan con solo hacer clic en un enlace.

Microsoft¿Qué es Microsoft Teams? La aplicación Slack Like para Office 365 Imagen explicada 1

¿Qué plataformas admite Microsoft Teams?

Microsoft Teams es compatible con Windows, macOS, Android, iOS y también está disponible en la web, al igual que otras apps de Microsoft 365.

Cómo descargar Microsoft Teams

Puede descargar Microsoft Teams directamente para su escritorio con facilidad aquí. Desde esa página, también puede obtener la aplicación móvil de Teams introduciendo su número de teléfono o su dirección de correo electrónico para que le envíen un enlace de descarga para teléfonos Apple y Android para facilitar el acceso.

¿Cuánto cuesta Microsoft Teams?

Microsoft Teams está incluido en todos los planes de Microsoft 365, aunque también hay una versión freemium de Teams que incluye soporte para hasta 300 personas. Si estás en el nivel gratuito, obtendrás mensajes de chat y búsquedas ilimitadas. También obtendrás 10.000 mensajes con capacidad de búsqueda, 10 integraciones de aplicaciones, 5 GB de almacenamiento de archivos y chats de vídeo 1:1.

Naturalmente, también hay integración con otras aplicaciones de Office y videollamadas. Si comparas la versión gratuita de Microsoft Teams con el equivalente gratuito de Slack, Teams parece más atractivo, siempre que tengas 300 personas o menos en tu organización.

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Cómo utilizar Microsoft Teams

Una vez descargado Microsoft Teams, hay que crear un equipo. Esto requiere un nombre, una descripción y, por supuesto, algunos miembros del equipo. Piense en los equipos como grupos dentro de su organización. Por ejemplo, las ventas, la contabilidad, los recursos humanos, el servicio de atención al cliente, el desarrollo, etc., pueden tener equipos separados.

Los equipos pueden configurarse como privados y con invitación o como públicos y abiertos a cualquier persona de la empresa. También puedes crear equipos o usuarios con acceso a más de un equipo. La dirección, por ejemplo, puede querer navegar entre diferentes equipos para discusiones importantes.

Dentro de cada equipo, puedes crear canales. Se trata de áreas de discusión para conversaciones importantes, proyectos específicos o charlas generales.

¿Qué son los canales de los equipos?

Los canales pueden utilizarse para mantener conversaciones sobre temas específicos relevantes para el equipo. Normalmente se utilizan para proyectos o tareas específicas, pero pueden tener el alcance que necesites para tu empresa.

Desde los canales, puedes compartir los archivos en los que está trabajando el equipo y colaborar en ellos directa y fácilmente desde allí.

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Los canales pueden ser simplemente lugares para discutir proyectos o chatear con otros miembros del equipo o pueden ser áreas productivas para ayudar a su trabajo. La funcionalidad de los canales también puede mejorarse con bots y apps.

Los propietarios de los equipos (administradores) también pueden elegir la configuración y los permisos de los equipos y el funcionamiento de los canales.

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Dentro de los canales, puedes hacer cosas como usar @nombredeusuario para notificar a una persona dentro del equipo o enviar notificaciones a todo el equipo. Los canales también pueden permitir el uso de GIFs, pegatinas, memes y más.

Los canales pueden incluir la integración con todo tipo de cosas, como YouTube, Twitter, Mailchimp, Google Analytics, herramientas de recursos humanos, servicios meteorológicos y mucho más.

Cómo eliminar un mensaje de Teams

Todos somos humanos, así que es fácil cometer un error al enviar un mensaje en Teams. La buena noticia es que también es fácil editar o eliminar cualquier mensaje enviado.

Encuentra el mensaje que quieres editar, y haz clic en los iconos del menú desde ahí verás una opción para editar y cambiar el mensaje o simplemente borrarlo.

Archivos de los equipos

Una de las ventajas de Teams es la posibilidad de compartir fácilmente archivos dentro de los canales y que se pueda acceder a esos archivos también desde allí rápidamente. No sólo se puede acceder a los archivos compartidos desde allí, sino que también se pueden editar, compartir y mucho más.

Cómo iniciar chats y videollamadas

Además de las conversaciones de canal, también es posible chatear con personas concretas de la organización fuera de la configuración del canal. Piensa en esto como un sistema de mensajería directa.

Desde "Chat" en la barra lateral, puedes elegir chatear con individuos o incluso crear un grupo de personas con las que chatear y todo esto puede hacerse fuera de los canales del equipo.

Con este sistema de chat, también puedes llamar a personas o grupos y hablar en persona con facilidad.

Para empezar a chatear con los compañeros, haz clic en la lista de chats y luego en "nuevo chat". Desde ahí puedes escribir los nombres de los usuarios para iniciar un nuevo chat, y luego hacer clic en el icono de videollamada o teléfono para iniciar una llamada directa.

Si has creado un chat de grupo, cabe destacar que puedes realizar una videollamada con un máximo de 20 personas de esta manera, pero si son más, estas opciones se desactivarán.

Cómo iniciar una videollamada de canal

Además de los chats privados, es posible iniciar una videollamada en el canal y atraer a todo el mundo a esa llamada para discutir el tema importante del día.

Para llamar a todos los miembros del canal, encontrarás un botón de videollamada en la parte inferior, cerca del cuadro de mensajes.

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Haz clic en ese botón para iniciar una videollamada con el equipo.

Cabe destacar que también puedes iniciar una llamada con personas del equipo a través de cada mensaje. Si haces clic para responder a un mensaje, tendrás la opción de iniciar una videollamada sólo con esa persona.

Cuando hagas clic en el icono de la cámara, también tendrás la opción de iniciar la reunión en ese momento o de programar una llamada para otro momento. Las reuniones programadas pueden incluirse en los calendarios de Outlook de los participantes para que todos sepan cuándo se va a realizar la llamada.

También es posible unirse a una reunión que ya se está celebrando de diferentes maneras. Normalmente, verás una reunión que se está celebrando a través del Calendario o dentro del canal y verás un icono en el que puedes hacer clic para unirte.

Cómo programar una reunión

En la parte izquierda de Microsoft Teams encontrarás un botón de "reuniones". Haz clic en él y verás todas las próximas reuniones del día y también la opción de programar una reunión en la parte inferior.

Para programar una reunión en Teams, haz clic en eso y luego rellena el título, la ubicación, la hora y los detalles del canal para la reunión para configurarla para el futuro. También puedes comprobar la disponibilidad de los usuarios en función de su calendario para asegurarte de que todos están libres para celebrar la reunión cuando tú quieras.

Cómo desenfocar el fondo de los equipos

Si trabajas desde casa o en otro lugar poco profesional, puedes optar por difuminar el fondo para que no haya distracciones.

Desenfocar el fondo es bastante sencillo. Antes de que comience la llamada, verás un control deslizante de color púrpura en la parte inferior, junto a la opción de vídeo. Haz clic en ese control deslizante para difuminar y ocultar tu vergüenza.

Si la llamada ya ha comenzado, pasa el ratón cerca de la parte inferior de la ventana de llamada y verás que aparece un icono de menú. Pulsa ahí y elige la opción "difuminar mi fondo".

Cómo añadir un fondo personalizado

Microsoft ha introducido algunos cambios en Teams que permiten a los usuarios seleccionar entre una serie de fondos para ocultar el desorden de su entorno en el mundo real. Estos permiten cambiar sólo el desenfoque del fondo por un entorno estándar "fresco y brillante" que presenta una imagen mucho más profesional.

Cuando te conectes a una llamada, verás una opción con un control deslizante al lado del icono de la cámara que te permite activar estos fondos virtuales, y luego elegir entre una selección de fondos disponibles.

Microsoft también permite el Modo Juntos, que utiliza un fondo virtual para todos los usuarios en un espacio de colaboración, como una cafetería virtual.

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Cómo grabar una llamada de Teams

Durante una videollamada en Teams también es posible grabar la llamada para consultarla en el futuro o compartirla con otros miembros del equipo después del evento.

Para grabar una llamada de equipo, haz clic en el icono del menú que aparece en la parte inferior de la llamada y haz clic en "empezar a grabar". Hay que tener en cuenta que todos los miembros del equipo serán notificados de que se está grabando, así que no puedes hacerlo a escondidas.

Cuando hayas terminado de grabar, sigue los mismos pasos para detener la grabación eligiendo esa opción en el menú.

Una vez finalizada la llamada, ésta tardará un tiempo en procesarse y se guardará en Microsoft Stream. A partir de ahí, puedes reproducir la grabación de la llamada o compartirla si es necesario.

Recibirás un correo electrónico para informarte cuando esté lista para ser vista. Hay que tener en cuenta que los invitados, los usuarios anónimos y las personas de otras organizaciones no pueden grabar las llamadas, pero el organizador y otros miembros del equipo sí.

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Compartir la pantalla de los equipos

Teams también ofrece a los usuarios la posibilidad de compartir fácilmente su pantalla mientras están en una llamada. En la parte inferior de la pantalla, junto al botón de silencio del micrófono, verás un botón que permite compartir la pantalla. Haz clic en ese botón y luego elige la pantalla que quieres mostrar a otros usuarios en la llamada.

También tienes la opción de permitir que otros usuarios de la llamada controlen tu pantalla durante la misma. Elige su nombre en la parte superior de la pantalla y haz clic en "dar control" para hacerlo.

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Cómo convertirse en una patata (y otros filtros)

Puede que hayas visto la historia de la jefa que se convirtió en una patata durante una reunión de equipo:

No pudo averiguar cómo apagarlo de nuevo, para diversión de Internet.

Si tú también quieres darle vida a tus llamadas de Microsoft Teams con filtros, hay buenas noticias, ya que es bastante fácil de hacer. El primer paso es descargar la herramienta de Snapchat conocida como Snap Camera.

Esto te permite utilizar las lentes de Snapchat en tu PC o Mac.

Una vez descargado, abre la aplicación Snap Camera y haz clic en el botón de configuración. Allí selecciona tu cámara web para que funcione y luego elige un filtro adecuado.

Ese filtro se aplica entonces a tu cámara. Puedes elegir entre muchas otras lentes y conseguir todo tipo de aspectos extraños y maravillosos para tu llamada de Teams.

Para que funcione en Teams, haz clic para abrir Teams y luego, en la llamada o reunión, haz clic en el icono del menú y elige la Cámara Snap como dispositivo.

Cómo desinstalar Microsoft Teams

Algunos usuarios han reportado problemas con Microsoft Teams reinstalándose cada vez que inician su PC. Es frustrante.

Sin embargo, hay una manera de evitar que esto ocurra y es desinstalándolo. Para desinstalar Microsoft Teams tienes que desinstalar dos programas de tu máquina Windows.

Siga estos pasos.

  1. Haga clic en el botón de inicio
  2. Haz clic en el engranaje de configuración
  3. Haz clic en Aplicaciones
  4. En la sección de aplicaciones y características, escribe para buscar Teams
  5. Allí verás tanto "Microsoft Teams" como "Teams Machine-Wide Installer"
  6. Haz clic en cada uno (empezando por Microsoft Teams) y haz clic en desinstalar
Escrito por Dan Grabham y Adrian Willings. Edición por Chris Hall.